文书档案如何分类，文书档案分类法
什么是文件档案？文件档案是机关、团体、公司、事业单位在公共管理活动中产生的、由一般文件转化而成的档案部分的习惯名称。包括命令、指示、决定、公告、请示、报告、批准、通知、信函、简报、会议记录、计划、摘要等。 1、文献档案分类主要综合运用年份、机构或出版、保存期限三个因素，形成不同的分类方案。《归档文件整理规则》 推荐的文件档案分类方案主要包括年份-机构（发行）-保存期限和年份-保存期限-机构（发行）两种三级分类方法。同时，对于文献数量较少的单位，建议采取“年保留期限”两阶段分类方法。方便文件传输，保存期限历年第一。具有相同保留期限的文件可以逐年以相对较大的块移动，从而减少回滚和调整的工作量。机构（股票）在年份下方排名靠前，方便查找。因为查找文件的角度是比较有问题的。一般来说，就是检查一个问题或者检查一个组织中的问题。将机构（编号）放在前面，并在其下划分保存期限，就是将机构（编号）的档案集中放置。 2 分类确定哪些文件/资料属于保管范围并确定保管期限后，按照分类方案将文件/资料存放在相应的地点。 2.1 年度文件单位通常每年制定工作计划、开展工作并进行总结。通过整理一年的文献资料，有利于分析考察单位的年度走势和发展情况，也便于按年份查找文献资料。年度分类与各部门的文件处理工作同步，方便文件资料的收集、整理和传递。年度分类是基于文档创建（发布日期）或处理（完成、终止）的年份，而不是涵盖文档内容的年份。多年期文件的提交年份通常根据文件的发布日期确定。计划、概况、预算、统计报告、先进性、规范性文件等涉及不同年度的文件，以文件发布日期确定所属年份。多年来创建的会议材料按会计年度分类。多年处理的文件按处理年份分类。如果无法确定制定年份，则根据申请年份确定制定年份，并在附注中说明。 2.2 机构档案是在部队内各机构的活动过程中形成的。通过将同一内部组织产生的文件和材料汇集在一起，可以更好地保持文件之间的历史联系，并促进利用档案进行历史研究。同时，按机构对文件资料的分类标准相对客观、明确，分类简单易行。组织分类是通过为创建该文件的组织或实施该文件的组织创建类别（类似于正式文件编号的组织机构代码）来对文件和资料进行分类。涉及多个部门的归档文件归入文件提供部门。 2.3 按问题分类是根据文档内容所体现的工作内容，设置类别，对文档资料进行分类。例如党/民部门、企业部门、行政部门、科技管理部门等。这里的问题是一个比较常见的“大问题”，而不是一个单一的“小问题”。组织分类方法和问题分类方法必须选择并应用，不能同时使用。 2.4 保存期限与年份相同划分文件的保存期限或将文件分类为一定的保存期限，是文件档案管理中的一项必要工作。
对于规模较小的申请单位或者公文处理程序不适合按机构（项目）分类的申请单位，可以在保留两个常规分类项目的同时，采用年度保存期限法进行两级分类。年份和储存期限。这三个机密文档和文件按照文档创建时间和创建原因的顺序放置在分类方案的最低类别中。所谓最低类别是分类方案中的最后一个类别。例如，每年有一个组织（出版）和一个保留期，保留期是最低级别的类别。原因可以是具体的事情、特定的问题，也可以是比较接近的工作流程，同一原因的归档文件应放在一起，同一原因内的归档文件应按文件创建时间的顺序排列。您可以按用途组织存档文件，按时间顺序组织它们，或集中组织一组文档，例如会议材料和统计报告。使用计算机的文件管理系统可以轻松找到与特定主题相关的文档。使用计算机文件管理系统的部门可以简单地将文档按照文档创建的顺序排列在分类系统的最低类别中，而不将它们链接到项目。这样比较“笨”，文件组织效率更高。四份内部稿件的顺序为：原稿（印刷版）在前，定稿在后，正文在前，附件在后，转发文本在前，转发文本在前。后、原件在前、抄写在后、沟通、回复如果留言只有一条，则先回复，后原件。如果您有文件处理纸或原稿纸，则文件处理纸将在前面，其次是收到的文件，原件在前面，原稿纸和最终草稿在后面。 5. 创建文件编号文件结构中的文件数量称为“文件编号”。文件编号是根据文件分类方案和文件放置顺序编制的。文档文件的文件编号结构如下： 完整文件编号- 文件类别/年份- 保存期限- 机构（发行）代码- 部分编号完整文件编号是国家档案馆为该文件文件登记的编号。每个完整文件要编辑的编号。图书馆用四位数字或字母和数字的组合来标识社会上独立的组织或个人，由此形成的档案可以构成完整的馆藏。这些组织或个人在档案术语中被称为“归档单位”或“整理者”。文件类别代码由汉语拼音的前两个字符标识。国家档案局2014年发布的第《数字档案室建设指南》号文件中，每个档案类别的代码定义为文献：WS、照片：ZP、音频：LY、视频：LX、技术：KJ、专业：ZY。《机关档案管理规定》将于2019年1月起实施，对类别及其代码设置提出意见，政府机关档案类别为文献（WS）、科学技术（RS）、会计（KJ）、专业(ZY)、照片(ZP)、记录LY)、视频记录(LX、业务数据(SJ)、官方电子邮件(YJ)、网页信息(WY)、社交媒体(MT)、物理档案(SW)科技档案为科学研究（KJ/KY）和设备（KJ/SB）设置类别代码，通过统一档案编号可以进行信息交换和共享。代表档案创建年份，用4表示-数字阿拉伯数字，如“2021年”。保存期限分为永久、固定30年、固定10年。组织（发行）代码：组织（发行）代码用三位中文标识拼音字符或阿拉伯数字，如办公机构代码“BGS”。如果档案文件不是按机构（期）分类的，则机构（期）代码应省略。 零件号：零件号是档案文件的序号。归档文件最低级别类别中的单个归档文件。分类方案。使用四位阿拉伯数字标识。如果没有，则用“0”补充，例如“0026”。
封面页设置完整案号、完整案名、年份、保存期限、发证机构（签发），完整案名为申请单位名称，填写时为全称或规范缩写必须使用。在。归档文件目录可以按年份绑定到卷，也可以按年份单独绑定到不同保留期的卷。 8. 合并文档：为了永久保存而归档的文档必须通过螺纹连接来连接。如果页数较少，请使用直角装订或机边装订，如果文档较厚，请使用3 孔1 行装订。打算永久保存的档案文件必须用不锈钢订书钉或胶水装订，使用支持档案文件长期保存需要的装订材料。永久保存的档案文件。未用不锈钢夹子或信封捆绑。定期保管、需要移送普通档案馆的档案文件，应当按照永久档案馆的装订要求装订。定期保存、不需要转入一般档案馆的档案文件，可以按照永久档案馆的装订要求装订，也可以使用不锈钢夹和信封装订。 9 页码纸质档案文档通常需要对其各部分进行编号。页码必须按页分组，并标记在文档正面的右上角或背面的左上角。如果文档是一卷打印并且有页码的，如果正在编辑的页码与文档的原始页码相同，则不需要更改原始页码。 10 包装：将存放的文件按顺序放入存放箱内，并填写存放箱后盖上的物品和备考表。不同年份、不同机构（期）、不同保存期限的归档文件不能放在同一个保管箱内。 11 填写准备表。准备文件包括盒子中文件的描述、作者、创建日期、审查者和检查日期。箱内文件说明：填写箱内文件的缺陷、变更、增删、销毁等信息。组织者：负责组织归档文件的人员签名或盖章。整理日期：归档文件的整理日期。检查员：负责检查归档文件质量的人员签名或盖章。检查日期：归档文件检查完成的日期。 12 货架存储文件整理装箱后，货架排列方式应与单位存储文件分类方案一致，且货架排列方式应避免货架经常翻倒。如果存放的文件按年份、组织（期）、存放期分类，则在整理仓库时，应将每年创建的文件按组织（期）按顺序堆放，并按顺序组织起来。组织内的保留期限（问题）。如果归档文件按照年份、保存期限、组织（期）进行分类，则在整理仓库时，将每年创建的文件按照保存期限的顺序上架，然后按组织（期）进行整理。储存期限内。编辑：SAN
